Da gennaio 2022 sono in vigore le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” (“Linee guida”) pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (“AgID”) in osservanza del CAD, testo unico che riunisce le norme riguardanti l’informatizzazione della pubblica amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

Queste Linee guida trovano applicazione anche nei confronti delle organizzazioni private, ove non diversamente espresso e limitatamente agli ambiti del documento informatico, delle firme elettroniche e dei servizi fiduciari, della riproduzione e conservazione dei documenti, del domicilio digitale e delle comunicazioni elettroniche nonché dell’identità digitale. In sostanza, in molte delle aree in cui oggi la digitalizzazione è fortemente entrata nel settore privato. Per questi motivi, la legge ha previsto che sia obbligatorio dotarsi di un responsabile della conservazione anche per i privati.

Il documento informatico e la sua conservazione

La trasformazione digitale delle organizzazioni private è una realtà con cui confrontarsi quotidianamente per efficientare processi aziendali, ridurre tempi e costi, e assolvere a quelle esigenze di gestione e controllo interno che, oggi, fanno più che mai la differenza in un contesto di competizione globale. Essa stessa costituisce il passaggio obbligato verso la completa digitalizzazione dei processi interni alle imprese. Un traguardo in cui tanto la fonte, quanto il prodotto di tali processi ha sempre la medesima natura: quella di documento informatico, la cui rappresentazione elettronica di atti giuridicamente rilevanti assume, già oggi, il medesimo valore probatorio dei documenti analogici.

Ma se la formazione di un documento nativamente informatico costituisce la condizione per avviare un processo interno digitalizzato, per quanto qui di interesse, i privati sono chiamati a porre particolare attenzione alla fase finale di conservazione di un documento informatico soprattutto quando – per legge o regolamento – se ne debba garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità, oltre che la opponibilità a terzi.

Queste sono tutte condizioni e qualità che i privati già ora devono governare in una logica di insieme quando conservano documenti informatici come, per esempio: fatture elettroniche, documenti fiscali e amministrativi di uso commerciale (es. ordini, conferme d’ordine, avvisi di consegna, documenti di trasporto – ddt, i libri e i registri contabili), ma anche documenti nativamente informatici aventi rilevanza civilistica come PEC, email contratti e documenti sottoscritti con firma digitale. Per quanto riguarda le email dei dipendenti ed ex dipendenti, abbiamo trattato in questo articolo l’importanza di una loro corretta conservazione.

A sovraintendere la fase di conservazione, la normativa pone il responsabile della conservazione al quale sono attribuiti specifici ruoli, compiti e gli sono richieste particolari competenze.

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